Proces automatyzacji przetwarzania faktur rozpoczyna się od zbierania dokumentów, które mogą pochodzić z różnych źródeł - zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Faktury mogą być skanowane, fotografowane lub przesyłane w formie cyfrowych plików na specjalistyczną platformę do zarządzania dokumentami.
Kluczowym elementem tej technologii jest Optyczne Rozpoznawanie Znaków (OCR), które pozwala na konwersję tekstu z obrazu na tekst cyfrowy. OCR analizuje obraz faktury i zamienia go na czytelny tekst, identyfikując kluczowe informacje takie jak numer faktury, datę wystawienia, kwotę, dane dostawcy, czy termin płatności. Wykorzystanie AI sprawia, że ten proces jest wyjątkowo dokładny, nawet w przypadku faktur o niskiej jakości, które mogą być uszkodzone lub zabrudzone.
Następnie, sztuczna inteligencja wykorzystuje zaawansowane algorytmy uczenia maszynowego do ekstrakcji i analizy danych z faktur. System jest przeszkolony na różnorodnych dokumentach, co pozwala mu na precyzyjne rozpoznawanie i wyciąganie istotnych informacji niezależnie od formatu czy układu dokumentu. Dzięki temu, proces ekstrakcji jest nie tylko szybki, ale i bardzo dokładny.
Po zebraniu danych, platforma do zarządzania fakturami automatycznie klasyfikuje dokumenty według określonych kategorii. Może to być na przykład typ transakcji, dział firmy, który dokonał zakupu, czy też rodzaj wydatku. Taka automatyczna kategoryzacja znacznie ułatwia organizację i dostęp do dokumentów, co jest szczególnie przydatne w dużych firmach zarządzających dużą ilością faktur.
Kolejnym etapem jest integracja z systemami finansowymi i księgowymi firmy. Wyodrębnione dane są automatycznie przesyłane do tych systemów, co eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania danych. To pozwala na płynne połączenie procesów przetwarzania faktur z codziennymi operacjami finansowymi, co przekłada się na efektywność i lepszą kontrolę nad finansami.
Ostatecznie, zautomatyzowane systemy przetwarzania faktur umożliwiają również weryfikację poprawności danych oraz generowanie szczegółowych raportów finansowych. To oznacza, że firma może na bieżąco monitorować swoje wydatki i przychody, a także szybko identyfikować i korygować ewentualne nieprawidłowości.