Der Prozess der Automatisierung der Rechnungsverarbeitung beginnt mit dem Sammeln von Dokumenten aus verschiedenen Quellen – sowohl in Papierform als auch elektronisch. Rechnungen können gescannt, fotografiert oder digital auf eine spezialisierte Dokumentenmanagementplattform hochgeladen werden.
Ein wesentlicher Bestandteil dieser Technologie ist die optische Zeichenerkennung (OCR), die Text aus Bildern in digitalen Text umwandelt. OCR analysiert das Rechnungsbild, wandelt es in lesbaren Text um und identifiziert dabei wichtige Informationen wie Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Betrag, Lieferantendetails und Zahlungsbedingungen. KI verbessert die Genauigkeit selbst bei minderwertigen oder beschädigten Rechnungen.
Im nächsten Schritt nutzt künstliche Intelligenz fortschrittliche Algorithmen des maschinellen Lernens, um Rechnungsdaten zu extrahieren und zu analysieren. Das System wurde auf diverse Dokumente trainiert und identifiziert und extrahiert relevante Informationen genau und unabhängig vom Format oder Layout der Dokumente. Dies gewährleistet sowohl Geschwindigkeit als auch Präzision bei der Datenerfassung.
Nach der Datenerfassung kategorisiert die Rechnungsmanagementplattform Dokumente automatisch anhand vordefinierter Kriterien wie Transaktionstyp, einkaufende Abteilung oder Ausgabentyp. Diese automatisierte Kategorisierung erleichtert die Dokumentenorganisation und den Zugriff auf Dokumente erheblich und ist besonders für große Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen von Vorteil.
Der nächste Schritt ist die Integration in die Finanz- und Buchhaltungssysteme des Unternehmens. Extrahierte Daten werden automatisch in diese Systeme übertragen, wodurch die manuelle Dateneingabe entfällt. Diese nahtlose Integration verbindet die Rechnungsverarbeitung mit den täglichen Finanzvorgängen und verbessert so die Effizienz und die Finanzkontrolle.
Automatisierte Rechnungssysteme ermöglichen letztlich die Datenvalidierung und die Erstellung detaillierter Finanzberichte. Dies ermöglicht die Echtzeitüberwachung von Ausgaben und Einnahmen und die schnelle Identifizierung und Behebung von Unstimmigkeiten.